「とうとう町内会役員が回ってきた、ああやりたくない！」と頭を抱えているあなた、いずれはやらなくてはならない役目ならできるだけスムーズにこなしませんか？
もしかしたら、町内会役員をやったことで思わぬメリットがあるかもしれません。
煩わしくて、面倒な町内会の仕事ですが、どうすればうまく進められるのか、一緒に考えてみましょう。
50代でこれから家の住み替えを考えている人にはこちらの記事「便利な都会へのお引越し!?老後を快適に過ごすための50代からの住み替え」がおすすめです。ぜひご覧ください。
町内会は何のためにあるの？
町内会は、同じ地域に住んでいる住民が交流を深め、助け合いながら地域のさまざまな課題を解決し、暮らしやすい町を作るために運営されています。
住民同士の親睦、生活環境の向上のほか、子供・高齢者の見守り・防災対策への取り組みなど、同じ地域に住んでいる人々が安心に暮らせる町にすることが町内会の最も大きな目的です。
町内会役員になるということは、町内をより安心で安全、そして快適な環境にするための仕事をお手伝いするという意味があります。
仕事が忙しくて、役員なんかできないという方は、多いと思いますが、毎年誰かが役員として町内のために業務をしているのです。
今回を良いきっかけとして、少し自分たちの地域のことに目を向けても良いのではないでしょうか。
町内会役員て何をするの？
町内会役員が何をしているのか、経験したことのない方はほとんど知らないのではないでしょうか。
どんなことをするのかもわからず町内会の役員になるってとても不安ですよね。
町内会・自治会によって、多少の違いはあると思いますが、まずは町内会役員の役職と一般的な仕事を紹介しておきましょう。
会長
町内会の代表者で責任者である会長の仕事は、多岐にわたっています。
町内のまとめ役として、業務全体を見渡して、滞りなく進むように努めなければなりません。
具体的には
- 役員会や総会の招集・出席
- 定例会議の出席
- 地域行事への参加・挨拶
- 町内の要望を行政へ要請
- 他の地域との交流
などの仕事があります。
副会長
会長を補佐し、時には代理として業務を進めることが副会長の大きな仕事です。
その他には、会議や行事の進行を指示したり、ほかの役員への業務の取りまとめをしたりと、細やかな仕事も多くあります。
会計
町内会に関わるお金全般の管理をし、適正で正確な処理と事務作業も必要です。
具体的には
- 町内会費などの集金と管理
- 収支の帳簿付け
- 総会などにおける会計報告・決算報告
- 通帳や領収書の管理・保管
などの仕事があります。
書記
会議の記録や回覧用のプリント・広報誌などの作成のほか、事務全般を行います。
町内によっては、事務局長という役職を設けて、仕事を分担している場合もあります。
監査
町内会の運営が適正に進められているかをチェックする役目を持っています。
具体的には、会計や資産、事業の状況をチェックして、町内会の目的に沿った運営が行われているかを確認します。
監査の結果は、総会で報告する義務があります。
組長・班長
町内会の運営が適正に進められているかをチェックする役目を持っています。
具体的には、会計や資産、事業の状況をチェックして、町内会の目的に沿った運営が行われているかを確認します。
監査の結果は、総会で報告する義務があります。
- 町会費の集金
- 総会や各会議への出席
町内会の総会や定期的な会合、そのほか防災、敬老会、体育委員会などの会合などへ出席します。 - 回覧や広報誌の配布
- 防犯や清掃活動などのお手伝い
町内会によってはその他に、防犯・防災委員、交通安全委員、体育委員などの委員を置く場合もあります。
町内会役員の仕事を上手く進めるには？
町内会の役員を初めて受けるときには、わからないことだらけです。
ですから、わからないことは前役員の方に聞いてみる、それでもわからない時は経験者などに聞くことが大切です。
今まで付き合いのなかった人と話すのは、億劫かもしれません。
しかし、役員の仕事を上手くこなすためにはある程度の人づきあいが必要です。
その上で、役員の仕事をスムーズに進めるポイントを紹介します。
書類整理
役員を受け継ぐと、前年度分までのプリントや書類なども持ち回りで、数年分のプリントがずっとそのまま保存されてい売ることがあります。
量だけが多く調べ物をするときにとても不便を感じる場合は、明らかに古いものや、必要のないものは処分しましょう。
このとき処分するかどうか迷う書類は、残しておきます。
その上で、年度順に保管しておけば、過去のデータチェックや探し物をするときなどにも便利です。
配布物・回覧の取りまとめ
配布物や回覧用のプリントは、出来るだけまとめて配布するようにしましょう。
仕事に家事にと忙しい方も多く、限られた時間で役員の仕事をするための工夫です。
もちろん急ぎの配布物は、すぐに配布してください。
集金は各自持参方式
町内会費に関しては、家々を個別に集金しなければなりませんでしたが、それ以外にも集金しなければならない場合があります。
例えば赤い羽根募金や敬老会の会費、地域によっては、地域にある神社のお札やお祭りの寄付などの集金も役員の仕事です。
それぞれを個別に集金すると、大きな負担になります。
そこで集金の期限をお知らせしたプリントを配布し、各自都合の良い時に役員自宅のポストなど投函してもらいましょう。
日中は留守のご家庭も多く、何度も訪問しなければならないので、この方法はとても楽です。
ただし、ポストはこまめに確認しておかなくてはいけません。
定例会への参加は最低限
時間があれば、定例会には出席した方が良いのですが、どうしても都合がつかない時があります。
もし会議の時間内に間に合うなら配布物だけでもいただいても良いでしょう。
最悪欠席しても、後でほかの役員さんがプリントを持ってきてくれることがありますので、心配しないでください。
役員だから、これだけはしなければと思う必要はありません。
仕事や家事をしながら、出来る範囲で会議に参加すれば、それで良いのではないかと思います。
行事ごとのお手伝いも同じで、都合がつけば参加しようというくらいの気持ちの方が、楽に役員の仕事が務められます。
役員をするにあたって注意する点は？
役員という仕事を上手く進めていくために注意すべきこと、心に留めておくべきことがいくつかあります。
責任感を持つ
たとえなりたくてなった役員でなくても、一旦引き受けたからには、自分ができる範囲でしっかりと責任をもって業務をしましょう。
プライバシーを守る
町内会役員を務めると、町内の各家庭の個人的な情報まで知る機会が増えてしまいますが、そうした住民のプライバシーを口外するようなことは決してあってはいけません。
相手を尊重する
会議などでほかの役員の方と話し合うことが増えますが、それぞれの考え方を主張しているだけではいつまでたってもまとまりません。
時には相手の意見を尊重し、また十分に話し合うことで、今まで気づかなかった新しい業務の進め方が見えてくるかもしれません。
仕事を分担する
町内会の仕事は、細かなことまで含めるととてもたくさんありますので、自分が担当する部分以外でも、助け合えることがあれば協力するようにしましょう。
逆に、あなた自身の業務が多いなら、ひとりで頑張らずに、他の方に分担してもらうことも考えてください。
町内会は助け合うためにあり、お互い様なのですから、無理な時は遠慮せずに手を借りましょう。
挨拶はきちんと
役員の方は、多少の差はあれ、どなたも仕事や家事の時間を削りながら役員の仕事をされています。
限られた時間の中で助け合いながら業務を勧めるためには「ありがとうございます」や「助かりました」「お疲れさまでした」などの挨拶はきちんと交わしてください。
普段から親しくしていない方とも役員として交流するのですから、お互いに口に出さないとわからないことが多いはずです。
協力し合いながら、少しでも気持ちよく業務をするためにも、挨拶はいつも以上にしっかりとしましょう。
最後に、町内会の役員を出来るだけうまく務めるためのポイントをまとめておきます。
あなたの町内会役員がうまく進みますように、ぜひ参考にしてみてください。
役員の仕事をスムーズに進めるための心掛け
- わからないことは尋ねる
- 無理はしない
- 楽なやり方を見つける
- 個人情報の取り扱いに注意する
- 感謝の気持ちを忘れない
役員になったときにまずやっておくことよいこと
- 役員同士の連絡先交換（LINEグループ作成など）
- 広報誌配布先（町内住民）の確認
- 町内掲示板場所の確認
- 前年度分の町内会プリント確認と整理
- 前年度町内会入会・退会者の確認
- 前年度までの帳簿の確認（会計）
- 町内会用の通帳残高の確認・印鑑の保管（会計）
会長・副会長の場合は、これ以外にも確認事項があります。
まとめ：やってみると案外楽しいかも
私の経験ですが、町内会役員をしたことで、感じたメリットは、近所の付き合いが少し増えたことと町内会の役割に関心が持てたことです。
自治体と地域がどのようなつながりを持っているのか、普段気づかなかった地域のごみ・環境問題に町内会でどのような取り組みをしているのかなど、今までは誰かがやってくれていると思っていたことが、身近に感じられました。
役員ではなくなっても、町内が安全で安心な生活のできる環境であるように、自分ができることはやっていこうと考えています。
たまたま住んでいる場所ではなく、ここだから住み続けると思える町にする、町内会役員の仕事はそんな仕事だと思います。
他にも、高齢者が転倒しやすい箇所をまとめた記事などがありますので、ぜひご覧ください。
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